At Kingsworth we actively encourage the responsible use of social media. Responsible use of social media can be positive for learning and teaching. It can also be personally enjoyable and beneficial.

This policy will make clear what standards are expected of anyone who works for the school and uses social media as well as what actions may be taken when it is considered a member of staff may have breached this policy.

This policy applies to all staff use of social media, including: on behalf of the school, as part of their work directly with pupils, in their wider professional lives, and in their personal lives.

The purpose of this policy is to

         ·      clarify what the school considers to be appropriate and inappropriate use of social networking by staff and to encourage social networking to be used in a beneficial and positive way

         ·      safeguard staff, pupils, parents and members of the public from abuse through social networking

         ·      safeguard the reputation of the school, other schools, other organisations and employers from unwarranted abuse through social networking

         ·      set out the procedures that will be followed where it is considered that staff have inappropriately or unlawfully used social networking.

Responsibility and accountability

Head teachers should ensure that all existing and new staff are trained and become familiar with this policy and its relationship to the school’s standards, policies and guidance on the use of ICT and e-safety. They should provide opportunities to discuss appropriate social networking use by staff on a regular basis and ensure that any queries raised are resolved swiftly. They must ensure that any allegations raised in respect of access to social networking sites are investigated promptly and appropriately, in accordance with the school’s disciplinary procedure, code of conduct and internet safety guidelines, and should ensure there is a system in place for regular monitoring.

School staff should ensure that they are familiar with the contents of this policy and its relationship to the school’s standards, policies and guidance on the use of ICT and e-safety. They should raise any queries or areas of concern they have relating to the use of social networking sites and interpretation of this policy, and must comply with this policy where specific activities or conduct is prohibited.

When using social media at any time

         ·      Staff must not place a child at risk of harm. Staff must follow statutory and school safeguarding procedures at all times when using social media. Staff must report all situations where any child is at potential risk by using relevant statutory and school child protection procedures.

         ·      Staff must not allow their use of social media to affect their ability to do their job in any way.

         ·      Social media relationships must be declared with other personal relationships or interests whenever necessary or appropriate.

         ·      Staff must maintain the reputation of the school, its staff, its pupils, its parents, its governors, its wider community and their employers.

         ·      Staff must not contribute or access any social media content which is illegal, discriminatory, sexual, or otherwise offensive when linked in any way to the school. This link could be, as examples, by identification with the school, during the working day, on school premises or when using school equipment. Such behaviours may also result in criminal proceedings.

         ·      Staff must recognise that contributing or accessing any social media content which is illegal, discriminatory, sexual or otherwise offensive during personal use could lead to damage to their professional reputation or damage to the reputation of the school. This damage would breach the social media policy. And, again, such behaviours may also result in criminal proceedings.

         ·      Staff must not use social media to criticise or insult their school, its staff, its pupils, its parents, its governors or its wider community. They should be aware that there are other, more appropriate, methods of raising valid concerns about their school and its staff

         ·      Staff must not use social media to harass, bully or intimidate any pupil, parent, member of staff, governor or other member of the wider school community.

         ·      Staff must not breach school confidentiality. School staff must follow their school data protection responsibilities when using social media. Staff must not reveal any other private or confidential school matters when using any social media.

         ·      Staff are responsible for their actions (and its consequences) whenever they use social media. Staff are responsible for all their social media content. Staff must understand that social media offers no guarantee of privacy and that any content they produce can be shared more widely by others. A member of staff’s professional reputation or the reputation of the school could be damaged by content, perhaps which was intended to be private, being shared more widely than intended. Staff would still be held responsible for any consequential breach of this policy as they were responsible for producing the original content.

         ·      Staff must raise all doubts, questions and concerns related to social media with school leaders. Staff must seek advice if they are not sure if any particular use of social media (or a related action) is appropriate or would potentially breach this policy. Staff cannot rely on their ignorance or lack of knowledge to defend any breach of this policy.

When using social media on behalf of the school

Some schools use social media as a communications channel for their school and to engage with their wider community.

         ·      Staff must follow all related procedures when acting on behalf of the school.

         ·      Staff must have separate user accounts for school use of social media (For example Google Chat or Class Dojo).

         ·      Staff must not use school social media for any personal discussions or for any individual personal matters even if initiated by other members of the school community. Users must be directed to more appropriate communication channels.

         ·      When using social media as part of working with pupils and students Staff must ensure that all social media use when working with pupils is sanctioned by the school; only uses explicitly agreed social media; and, follows agreed policies and procedures.

When using social media in staff’s wider professional life

         ·      Staff must be clear that their social media content is personal and not endorsed or supported by their school.

         ·      Staff can identify their school where appropriate but cannot use account names, school branding or anything else that could imply that the content is official school content.

         ·      Staff must be particularly careful to not reveal any details of staff, pupils, parents or other members of the school community that make it possible to identify any individuals.

         ·      Staff must use appropriate behaviour and language at all times. As a guide, this should be similar to that which would be used when taking part in a face-to-face meeting with other education professionals.

         ·      Staff must respect the privacy of all students and may not publish any images of students on their personal or professional social media accounts. (On school-related sites such as Class Dojo, parents’ media and image choices must be respected.)

When using social media in staff’s personal life

The personal use of social media must neither interfere with a member of staff’s ability to maintain their professional reputation nor impact on the reputation of the school.

         ·      Staff must take all reasonable steps to ensure the proper separation of their professional and personal lives

         ·      Staff must not use school social networking accounts for personal content.

         ·      Staff must respect the wishes and privacy of any other members of their school community with whom they have personal social media contact.

         ·      Staff must not use personal social media with any child with whom they solely have, or have had, a staff/pupil relationship. This includes ex-pupils until they reach the age of 18.

         ·      School staff can have social media contact with pupils or ex-pupils where other appropriate relationships exist. As examples, a pupil who is also a family member or a family friend. These relationships must be open and transparent. The member of staff can report these social media relationships to senior leaders for their own protection.

         ·      Staff must retain any communications to pupils or ex-pupils rejecting any approaches made on social media and ensure that they are professional in tone. Staff must also consider reporting these to senior leaders to ensure transparency.

         ·      Staff must not use personal social media with anyone with whom they solely have a staff/parent relationship.

         ·      Staff at schools can often have more complex relationships than just being a member of staff or a parent. As examples, staff can also be parents (of pupils at the school), in relationships or have friendships with other staff or parents; or also governors. Any member of staff can report any social media relationships to senior leaders for their own protection.

         ·      Staff must make sure that their personal social media activities take into account who they have social media relationships with – particularly any other members of school community – and moderate their social media behaviour accordingly.

Personal use of social media at school:

         ·      School staff can make reasonable personal use of social media during the working day or while at their school. This must not interfere with any work activities.

         ·      Staff can use school devices where social media sites can be accessed using school systems. This use must also follow the school’s staff acceptable use policy (AUP).

         ·      There is no obligation on the school to make social media sites available to staff.

         ·      Staff can only use personal devices with social media while at their school where the use of personal devices is allowed by the school. Again, this use must still follow the school’s acceptable use policy (AUP).

Excessive use of social media at school

Staff must not spend an excessive amount of time while at the school on personal use of social media. They must ensure that use of social media does not interfere with their duties.

Monitoring use of social media on school equipment

The school reserves the right to monitor all staff internet use, including when staff are making personal use of social media, on any school systems or equipment. Misuse of social media – even personal use – on school equipment is a breach of the school’s acceptable use policy.

Disciplinary action over social media use

All staff are required to adhere to this policy. Staff should note that any breaches of this policy may lead to disciplinary action. Serious breaches of this policy, for example incidents of bullying of colleagues or social media activity causing serious damage to the school, may constitute gross misconduct and lead to summary dismissal.

Similarly, where there is a serious breach of this policy, action may be taken in respect of other members of staff who are not employees (volunteers) which may result in the termination of their appointment.

The head teacher should take advice from Kingsworth International School’s human resources team before considering disciplinary action.

If you have any concerns

When using social media, you may have a concern about what you are seeing or being told by another user which has safeguarding implications or may cause harm to the reputation of the school and/or its community. If you have any such concerns you should contact the head teacher, the named safeguarding contact in school, or human resources.

If a member of staff becomes aware that a pupil (or group of pupils) or parent has made inappropriate/insulting/threatening comments about them, or other staff members, on a social networking site; then they should consider reporting this to the head teacher so that the appropriate process can be followed and support can be offered to the employee.

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Version Française

À Kingsworth, nous encourageons activement l'utilisation responsable des médias sociaux. L'utilisation responsable des médias sociaux peut être positive pour l'apprentissage et l'enseignement. Elle peut également être agréable et bénéfique sur le plan personnel.

Cette politique indiquera clairement les normes attendues de toute personne travaillant pour l'école et utilisant les médias sociaux, ainsi que les actions qui peuvent être prises lorsqu'il est considéré qu'un membre du personnel a enfreint cette politique.

Cette politique s'applique à tous les membres du personnel qui utilisent les médias sociaux, y compris au nom de l'école, dans le cadre de leur travail directement avec les élèves, dans leur vie professionnelle au sens large et dans leur vie personnelle.

L'objectif de cette politique est de :

         ·      de clarifier ce que l'école considère comme une utilisation appropriée et inappropriée des réseaux sociaux par le personnel et d'encourager une utilisation bénéfique et positive des réseaux sociaux
         ·      protéger le personnel, les élèves, les parents et les membres du public contre les abus par le biais des réseaux sociaux

         ·      protéger la réputation de l'école, des autres écoles, des autres organisations et des employeurs contre les abus injustifiés par le biais des réseaux sociaux

         ·      définir les procédures qui seront suivies lorsqu'il est considéré que le personnel a utilisé les réseaux sociaux de manière inappropriée ou illégale.

Responsabilité et obligation de rendre compte

Les chefs d'établissement doivent veiller à ce que tous les membres du personnel, anciens et nouveaux, soient formés et se familiarisent avec la présente politique et ses liens avec les normes, politiques et orientations de l'établissement en matière d'utilisation des TIC et de sécurité électronique. Ils doivent donner l'occasion de discuter régulièrement de l'utilisation appropriée des réseaux sociaux par le personnel et veiller à ce que toute question soulevée soit résolue rapidement. Ils doivent veiller à ce que toute allégation concernant l'accès aux sites de réseaux sociaux fasse l'objet d'une enquête rapide et appropriée, conformément à la procédure disciplinaire de l'école, au code de conduite et aux lignes directrices en matière de sécurité sur Internet, et doivent s'assurer qu'un système de contrôle régulier est en place.

Le personnel de l'école doit s'assurer qu'il est familiarisé avec le contenu de cette politique et sa relation avec les normes, politiques et orientations de l'école en matière d'utilisation des TIC et d'e-sécurité. Il doit soulever toute question ou préoccupation relative à l'utilisation des sites de socialisation et à l'interprétation de cette politique, et doit se conformer à cette politique lorsque des activités ou des comportements spécifiques sont interdits.

Lors de l'utilisation des médias sociaux à tout moment

         ·      Le personnel ne doit pas mettre un enfant en danger. Le personnel doit suivre les procédures de protection statutaires et scolaires à tout moment lorsqu'il utilise les médias sociaux. Le personnel doit signaler toutes les situations où un enfant est potentiellement en danger en utilisant les procédures statutaires et scolaires de protection de l'enfance.

         ·      Le personnel ne doit pas permettre que son utilisation des médias sociaux affecte sa capacité à faire son travail de quelque manière que ce soit.

         ·      Les relations avec les médias sociaux doivent être déclarées avec d'autres relations ou intérêts personnels chaque fois que cela est nécessaire ou approprié.

         ·      Le personnel doit préserver la réputation de l'école, de son personnel, de ses élèves, de ses parents, de ses gouverneurs, de la communauté au sens large et de ses employeurs.

         ·      Le personnel ne doit pas contribuer ou accéder à un contenu de média social illégal, discriminatoire, sexuel ou autrement offensant lorsqu'il est lié d'une manière ou d'une autre à l'école. Ce lien peut être, par exemple, l'identification à l'école, pendant la journée de travail, dans les locaux de l'école ou lors de l'utilisation du matériel de l'école. De tels comportements peuvent également donner lieu à des poursuites pénales.

         ·      Le personnel doit reconnaître que le fait de contribuer ou d'accéder à tout contenu de média social illégal, discriminatoire, sexuel ou autrement offensant dans le cadre d'une utilisation personnelle pourrait nuire à sa réputation professionnelle ou à la réputation de l'école. Ces dommages constitueraient une violation de la politique en matière de médias sociaux. Et, encore une fois, de tels comportements peuvent également donner lieu à des poursuites pénales.

         ·      Le personnel ne doit pas utiliser les médias sociaux pour critiquer ou insulter son école, son personnel, ses élèves, ses parents, ses gouverneurs ou sa communauté au sens large. Il doit savoir qu'il existe d'autres méthodes, plus appropriées, pour faire part de préoccupations valables concernant son école et son personnel.

         ·      Le personnel ne doit pas utiliser les médias sociaux pour harceler, intimider ou brimer un élève, un parent, un membre du personnel, un gouverneur ou un autre membre de la communauté scolaire au sens large.

         ·      Le personnel ne doit pas violer la confidentialité de l'école. Le personnel de l'école doit assumer ses responsabilités en matière de protection des données lorsqu'il utilise les médias sociaux. Le personnel ne doit pas révéler d'autres affaires scolaires privées ou confidentielles lorsqu'il utilise les médias sociaux.

         ·      Le personnel est responsable de ses actes (et de leurs conséquences) lorsqu'il utilise les médias sociaux. Le personnel est responsable de tout le contenu de ses médias sociaux.

         ·      Le personnel doit comprendre que les médias sociaux n'offrent aucune garantie de confidentialité et que tout contenu qu'il produit peut être partagé plus largement par d'autres. La réputation professionnelle d'un membre du personnel ou la réputation de l'école pourrait être entachée si un contenu, qui était peut-être destiné à être privé, était partagé plus largement que prévu.

         ·      Le personnel serait toujours tenu pour responsable de toute violation de cette politique qui en résulterait, étant donné qu'il était responsable de la production du contenu original.

         ·      Le personnel doit faire part de tous ses doutes, questions et inquiétudes concernant les médias sociaux aux responsables de l'école.

         ·      Le personnel doit demander conseil s'il n'est pas sûr qu'une utilisation particulière des médias sociaux (ou une action connexe) soit appropriée ou puisse enfreindre la présente politique.

         ·      Le personnel ne peut pas se prévaloir de son ignorance ou de son manque de connaissances pour défendre une violation de cette politique.

Utilisation des médias sociaux au nom de l'école.

Certaines écoles utilisent les médias sociaux comme canal de communication pour leur établissement et pour s'engager auprès de leur communauté au sens large.

         ·      Le personnel doit suivre toutes les procédures correspondantes lorsqu'il agit au nom de l'école.

         ·      Le personnel doit disposer de comptes d'utilisateur distincts pour l'utilisation des médias sociaux par l'école (par exemple Google Chat ou Class Dojo).

         ·      Le personnel ne doit pas utiliser les médias sociaux de l'école pour des discussions personnelles ou pour des questions personnelles, même si elles sont initiées par d'autres membres de la communauté scolaire. Les utilisateurs doivent être orientés vers des canaux de communication plus appropriés.

Lorsqu'il utilise les médias sociaux dans le cadre de son travail avec les élèves et les étudiants, le personnel doit s'assurer que toute utilisation des médias sociaux dans le cadre de son travail avec les élèves est approuvée par l'école, qu'il n'utilise que des médias sociaux explicitement approuvés et qu'il respecte les politiques et les procédures convenues.

Lors de l'utilisation des médias sociaux dans le cadre de la vie professionnelle du personnel

         ·      Le personnel doit clairement indiquer que son contenu sur les médias sociaux est personnel et qu'il n'est pas approuvé ou soutenu par l'école.

         ·      Le personnel peut identifier son école le cas échéant, mais ne peut pas utiliser de nom de compte, de marque d'école ou quoi que ce soit d'autre qui pourrait laisser penser que le contenu est un contenu officiel de l'école.

         ·      Le personnel doit être particulièrement attentif à ne pas révéler de détails sur le personnel, les élèves, les parents ou d'autres membres de la communauté scolaire qui permettraient d'identifier des individus.

         ·      Le personnel doit adopter un comportement et un langage appropriés à tout moment. À titre indicatif, ces comportements doivent être similaires à ceux utilisés lors d'une réunion en face à face avec d'autres professionnels de l'éducation.

         ·      Le personnel doit respecter la vie privée de tous les élèves et ne doit pas publier d'images d'élèves sur ses comptes de médias sociaux personnels ou professionnels. (Sur les sites liés à l'école, tels que Class Dojo, les choix des parents en matière de médias et d'images doivent être respectés).

Utilisation des médias sociaux dans la vie personnelle du personnel

         ·      L'utilisation personnelle des médias sociaux ne doit pas interférer avec la capacité d'un membre du personnel à maintenir sa réputation professionnelle ni avoir un impact sur la réputation de l'école.

         ·      Les membres du personnel doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour assurer une séparation adéquate entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

         ·      Le personnel ne doit pas utiliser les comptes de réseaux sociaux de l'école à des fins personnelles.  

         ·      Le personnel doit respecter les souhaits et la vie privée de tout autre membre de la communauté scolaire avec lequel il a des contacts personnels sur les médias sociaux.

         ·      Le personnel ne doit pas utiliser de médias sociaux personnels avec un enfant avec lequel il a, ou a eu, une relation personnel/élève. Cela inclut les anciens élèves jusqu'à ce qu'ils atteignent l'âge de 18 ans.

         ·      Le personnel de l'école peut avoir des contacts sur les médias sociaux avec des élèves ou d'anciens élèves lorsqu'il existe d'autres relations appropriées. Par exemple, un élève qui est également un membre de la famille ou un ami de la famille. Ces relations doivent être ouvertes et transparentes. Le membre du personnel peut signaler ces relations sur les médias sociaux aux hauts responsables pour leur propre protection.  

         ·      Le personnel doit conserver toutes les communications adressées à des élèves ou à d'anciens élèves pour rejeter toute approche faite sur les médias sociaux et s'assurer que le ton est professionnel. Le personnel doit également envisager de signaler ces communications aux hauts responsables afin de garantir la transparence.  

         ·      Le personnel ne doit pas utiliser de médias sociaux personnels avec des personnes avec lesquelles il n'a qu'une relation personnel/parent.

         ·      Le personnel des écoles peut souvent avoir des relations plus complexes que le simple fait d'être un membre du personnel ou un parent. Par exemple, le personnel peut également être parent (d'élèves de l'école), avoir des relations ou des amitiés avec d'autres membres du personnel ou des parents, ou encore être membre du conseil d'administration. Tout membre du personnel peut signaler toute relation sur les médias sociaux aux dirigeants pour leur propre protection.

         ·      Les membres du personnel doivent s'assurer que leurs activités personnelles sur les médias sociaux tiennent compte des personnes avec lesquelles ils entretiennent des relations sur les médias sociaux - en particulier les autres membres de la communauté scolaire - et modérer leur comportement sur les médias sociaux en conséquence.

Utilisation personnelle des médias sociaux à l'école :

         ·      Le personnel scolaire peut faire un usage personnel raisonnable des médias sociaux pendant la journée de travail ou lorsqu'il se trouve dans son établissement. Cette utilisation ne doit pas interférer avec les activités professionnelles.

         ·      Le personnel peut utiliser les appareils de l'école lorsque les sites de médias sociaux sont accessibles via les systèmes de l'école. Cette utilisation doit également respecter la politique d'utilisation acceptable du personnel de l'école (AUP).

         ·      L'école n'est pas tenue de mettre les sites de médias sociaux à la disposition du personnel.

         ·      Le personnel ne peut utiliser des appareils personnels avec des médias sociaux que lorsqu'il se trouve dans son école et que l'utilisation d'appareils personnels est autorisée par l'école. Là encore, cette utilisation doit respecter la politique d'utilisation acceptable de l'école (AUP).

Utilisation excessive des médias sociaux à l'école

         ·      Les membres du personnel ne doivent pas consacrer un temps excessif à l'utilisation personnelle des médias sociaux pendant qu'ils sont à l'école. Il doit veiller à ce que l'utilisation des médias sociaux n'interfère pas avec ses fonctions.  

Contrôle de l'utilisation des médias sociaux sur l'équipement de l'école

         ·      L'école se réserve le droit de surveiller toute utilisation d'Internet par le personnel, y compris lorsque le personnel fait un usage personnel des médias sociaux, sur tous les systèmes ou équipements de l'école. L'utilisation abusive des médias sociaux - même à des fins personnelles - sur l'équipement de l'école constitue une violation de la politique d'utilisation acceptable de l'école.

Mesures disciplinaires concernant l'utilisation des médias sociaux

         ·      Tous les membres du personnel sont tenus d'adhérer à cette politique. Le personnel doit savoir que tout manquement à cette politique peut donner lieu à des mesures disciplinaires. Les violations graves de cette politique, par exemple les incidents d'intimidation de collègues ou les activités sur les médias sociaux causant un préjudice grave à l'école, peuvent constituer une faute grave et conduire à un licenciement sans préavis.

         ·      De même, en cas de violation grave de cette politique, des mesures peuvent être prises à l'égard d'autres membres du personnel qui ne sont pas des employés (bénévoles), ce qui peut entraîner la résiliation de leur contrat.  

         ·      Le chef d'établissement doit prendre conseil auprès de l'équipe des ressources humaines de l'Ecole Internationale de Kingsworth avant d'envisager une action disciplinaire.

Si vous avez des inquiétudes

Lorsque vous utilisez les médias sociaux, vous pouvez être préoccupé par ce que vous voyez ou ce qui vous est dit par un autre utilisateur et qui a des implications en matière de protection ou qui peut nuire à la réputation de l'école et/ou de sa communauté. Si vous avez de telles inquiétudes, vous devez contacter le chef d'établissement, la personne désignée pour assurer la protection des enfants à l'école ou les ressources humaines.

Si un membre du personnel se rend compte qu'un élève (ou un groupe d'élèves) ou un parent a fait des commentaires inappropriés, insultants ou menaçants à son égard ou à l'égard d'autres membres du personnel sur un site de réseautage social, il doit envisager de le signaler au chef d'établissement afin que la procédure appropriée puisse être suivie et qu'un soutien puisse être offert à l'employé.

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